Kaj pripraviti gostom ob prihodu: digitalna stran za goste s QR kodo

Kratek odgovor: Gostje ob prihodu najpogosteje potrebujejo geslo za Wi-Fi, uro odhoda, hišni red, navodila za parkiranje in nekaj priporočil za okolico. Vse to lahko zberete na eni preprosti spletni strani za goste, do katere pridejo s skeniranjem QR kode v apartmaju. Tako jim ni treba pisati sporočil, vi pa ne odgovarjate vedno na ista vprašanja.

Mnogi sobodajalci imajo za to mapo na mizi (»welcome book«) ali list papirja na hladilniku. Oboje deluje. Digitalna stran ima nekaj prednosti, ki jih opišem spodaj, a najprej to, kar je pomembno ne glede na obliko.

Kaj gostje potrebujejo ob prihodu

Osnovne informacije

• Wi-Fi: ime omrežja in geslo. To je skoraj vedno prvo vprašanje.
• Prihod in odhod: ura prihoda, ura odhoda in kaj storiti s ključi.
• Parkiranje: kje, ali je brezplačno, ali potrebujejo dovolilnico.
• Kontakt: telefon ali WhatsApp za nujne primere in kdaj ste dosegljivi.
• Številka za nujne primere: 112.

Hišni red

Kratko in prijazno. Pet do deset točk je dovolj, na primer:

• nočni mir (od kdaj do kdaj),
• kajenje (kje je dovoljeno, če sploh),
• hišni ljubljenčki,
• ločevanje odpadkov in kam z njimi,
• kaj storiti ob odhodu (pomivanje posode, okna, luči).

Hišni red naj bo napisan tako, da gost ne dobi občutka, da je pod nadzorom. »Prosimo, da po 22. uri upoštevate nočni mir, ker v hiši živijo tudi sosedje« deluje bolje kot »Strogo prepovedano hrupenje«.

Navodila za opremo

Vse, kar ni samoumevno: kako deluje kuhalna plošča, pralni stroj, klimatska naprava, ogrevanje ali kavni avtomat. Kratka navodila prihranijo marsikatero sporočilo ob desetih zvečer.

Okolica

Tri do pet vaših priporočil: trgovina, pekarna, restavracija, sprehod, izlet za slabo vreme. Gostje cenijo lokalni nasvet bolj kot seznam, ki ga najdejo na spletu.

Jeziki

Če imate goste iz tujine, pripravite vsaj angleško različico.

Papirnata mapa ali digitalna stran?

Mapa ima svojo vrednost, posebej za starejše goste. Marsikdo ima oboje: kratek list z Wi-Fi geslom in QR kodo ter vse podrobnosti na strani.

Kako deluje stran za goste s QR kodo

1. Pripravite stran z vsebino zgoraj.
2. Natisnete QR kodo in jo postavite na vidno mesto: na vrata, mizo ali hladilnik.
3. Gost kodo skenira s kamero telefona in odpre stran. Aplikacije ne potrebuje.
4. Ko se kaj spremeni (novo geslo, nova restavracija), popravite stran. QR koda ostane ista.

Primer take strani si lahko ogledate tukaj: stran za goste Apartma Brin. Gre za izmišljeno demo nastanitev. Stran ima Wi-Fi podatke, uri prihoda in odhoda, kratek hišni red, priporočila za okolico, slovensko in angleško različico ter gumb za neposredno rezervacijo.

Kako začeti: vsebina v enem popoldnevu

Ne potrebujete popolne strani že prvi dan. Predlagam tak vrstni red:

1. Zapišite vprašanja, ki vam jih gostje največkrat postavijo. Preglejte sporočila zadnjih nekaj mesecev. To je osnova strani.
2. Napišite odgovore v kratkih stavkih. Ena tema, en odstavek.
3. Dodajte hišni red v pet do deset točkah.
4. Izberite tri do pet priporočil za okolico, ki jih sami poznate.
5. Prevedite v angleščino, če imate tuje goste.
6. Preizkusite stran na telefonu in jo pokažite nekomu, ki apartmaja ne pozna. Če razume brez dodatnih vprašanj, je pripravljena.

Ko se pojavi novo vprašanje, ki ga stran ne pokriva, ga dodate.

Gumb za naslednjo rezervacijo

Gost, ki je bil zadovoljen, se morda vrne naslednje leto ali vas priporoči prijatelju. Če ima vaš kontakt in povezavo za rezervacijo na telefonu, vas najde brez iskanja po platformah. Zato je smiselno, da je na strani za goste tudi gumb »Rezervirajte naslednjič neposredno«, ki vodi na vašo spletno stran ali obrazec za povpraševanje.

Pri tem upoštevajte pogoje platform: rezervacija, ki je bila sklenjena prek platforme, se izvede in plača prek nje. Gumb je namenjen naslednjemu obisku.

Koliko lahko pomeni vsaka rezervacija brez provizije, si izračunajte v članku Koliko vas stanejo provizije Bookinga in Airbnbja.

Česa na stran za goste ne dajajte

• Kode za sef ali ključavnico, ki se ne spreminja, če je stran javno dostopna. Te raje pošljite vsakemu gostu posebej.
• Osebnih podatkov gostov.
• Predolgih besedil. Gost na telefonu prebere naslove in prvo vrstico.

Stran za goste ne nadomesti prijave gostov. Vsakega gosta morate še vedno prijaviti v eTurizem v 12 urah po prihodu. Kako, preberite v vodiču Prijava gostov v eTurizem (AJPES).